Hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ

Hướng dẫn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ chi tiết

Khi bạn mang bất kỳ giấy tờ nào do Việt Nam cấp sang Mỹ sử dụng, hay bất kỳ giấy tờ nào do Mỹ cấp sang Việt Nam sử dụng, bạn cũng cần thực hiện một thủ tục hành chính được gọi là thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự theo quy định. Nếu không, bạn sẽ không thể sử dụng giấy tờ đó.

Vậy hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ là gì? Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ như thế nào? Hãy cùng VietmyUS tìm hiểu trong bài viết dưới đây để hiểu rõ thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Từ đó giúp giấy tờ được chấp nhận một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự Mỹ là gì?

Chứng nhận lãnh sự là gì?

Chứng nhận lãnh sự là bước đầu tiên trong quá trình hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ được cấp ở nước này để sử dụng ở nước khác. Bước này do Bộ phận Lãnh sự Bộ Ngoại giao hoặc Đại sứ quán/Lãnh sự quán nước cấp văn bản đó thực hiện.

Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng thực chữ ký, chức danh, con dấu của người ký trên văn bản do Việt Nam cấp.

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự là bước tiếp theo sau khi chứng nhận lãnh sự và được thực hiện bởi đại sứ quán/lãnh sự quán nước nơi giấy tờ, tài liệu đó đang được sử dụng.

Hợp pháp hóa lãnh sự là sự chứng thực của cơ quan có thẩm quyền của Hoa Kỳ về chữ ký trên, chức danh của người ký và con dấu chứng thực lãnh sự. Sau đó, các tài liệu tiếng Việt có thể được sử dụng hợp pháp tại Hoa Kỳ.

Hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ ở đâu?

Các giấy tờ tiếng Việt chỉ được sử dụng tại Hoa Kỳ nếu được hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam.

Các giấy tờ do Hoa Kỳ cấp cho công dân Mỹ có thể được hợp pháp hóa lãnh sự tại Hoa Kỳ hoặc Việt Nam để sử dụng tại Việt Nam.

Các giấy tờ do Hoa Kỳ cấp cho người không phải công dân Mỹ có thể được hợp pháp hóa lãnh sự tại Mỹ để sử dụng tại Việt Nam.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ cho giấy tờ cấp tại Việt Nam mang sang sử dụng tại Mỹ

Bước 1: Dịch thuật và công chứng giấy tờ

Đầu tiên, bạn cần mang hồ sơ, tài liệu liên quan đến cơ quan công chứng nhà nước hoặc Bộ Tư pháp để được dịch thuật và công chứng sang tiếng Anh.

Lưu ý nếu bạn nộp đơn xin công chứng tại Văn phòng công chứng. Thì phải đảm bảo Văn phòng công chứng đáp ứng được 2 điều kiện sau:

• Chữ ký của công chứng viên được đăng ký với Bộ Ngoại giao Việt Nam.
• Con dấu chính thức của Văn phòng công chứng đã được đăng ký với Bộ Ngoại giao Việt Nam.

Bước 2: Xin chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại Giao Việt Nam

Tiếp theo bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ hồ sơ theo yêu cầu dưới đây:

• 01 tờ khai bản khai chứng thực/hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK. Hoặc điền bản khai hợp pháp hóa lãnh sự trực tuyến rồi in ra và nộp cùng hồ sơ.
• Nếu nộp trực tiếp: 01 bản gốc hồ sơ tùy thân gồm chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu. Nếu nộp qua bưu điện: 01 bản chụp giấy tờ tùy thân.
• 01 bản công chứng + 1 bản copy giấy tờ đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự
• 01 bản dịch giấy tờ được đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Anh + 01 hình chụp bản dịch để lưu hồ sơ.
• 01 phong bì ghi rõ số điện thoại, địa chỉ chính xác của người nhận (Nếu nộp và yêu cầu nhận kết quả qua bưu điện)

Tiếp theo bạn mang hồ sơ đến Cục lãnh sự ở Hà Nội hoặc Sở Ngoại Vụ tại Hồ Chí Minh ở địa chỉ dưới đây:

Lưu ý: Thời gian chứng nhận lãnh sự là từ 1 – 5 ngày làm việc. Hoặc có thể lâu hơn nếu cần được xác minh thêm hồ sơ.

Phí chứng nhận lãnh sự: 30.000 VND/tem

Bước 3: Xin chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ

Để đăng ký nộp hồ sơ, bạn cần đặt lịch hẹn trực tuyến tại đây và in xác nhận cuộc hẹn của mình. Đến ngày đã hẹn, chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cùng với tờ in xác nhận cuộc hẹn. Và nộp cho Văn phòng Đại sứ quán/ Tổng Lãnh Sự quán Hoa Kỳ tại Việt Nam ở địa chỉ sau:

Phí xác nhận là $50/con dấu. Thanh toán bằng tiền mặt USD, VNĐ, Visa, Master, Discover, American Express.
Thời gian xử lý là 30 phút đến 1 giờ

** Lưu ý:

Nếu không thấy ngày còn trống trong hệ thống đặt hẹn trực tuyến, vui lòng quay lại sau.

Kiểm tra lại thường xuyên để theo dõi hệ thống vì các cuộc hẹn bổ sung thường xuyên xuất hiện.

Nếu tình huống cực kỳ khẩn cấp, bạn sẽ cần phải đặt lịch hẹn trực tuyến trước. Và sau đó điền vào biểu mẫu trực tuyến để yêu cầu một cuộc hẹn khẩn cấp.

Điền đầy đủ thông tin trước khi đến văn phòng Đại Sứ quán/Tổng Lãnh Sự quán nhưng không ký trước (ký trước mặt viên chức lãnh sự tại văn phòng)

Nếu cần, hãy chuẩn bị trước người làm chứng những giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của Mỹ để sử dụng tại Việt Nam

Bước 1: Công chứng/ chứng thực hồ sơ

Đầu tiên, các giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự cần phải được công chứng trước mặt công chứng viên. Tiếp theo, tùy vào quyền của công chứng viên mà bạn sẽ đến các bước khác nhau:

Đối với một công chứng viên được cấp phép ủy quyền thông qua một quận. Giấy tờ cần phải được chứng thực bởi Lục sự tòa quận được công chứng viên ủy quyền. Và sau đó được chứng nhận bởi văn phòng Đổng Lý tiểu bang trong khu vực nơi giấy tờ được công chứng.

Đối với công chứng viên được tiểu bang cấp phép ủy quyền: Tài liệu chỉ cần được chứng nhận bởi văn phòng Đổng lý tiểu bang nơi giấy tờ được công chứng.

*** Lưu ý:

Nếu cần xin chứng nhận của Thư ký Tòa án và Văn phòng Luật sư Tiểu bang thì ngày chứng nhận của Thư ký Tòa án phải trước ngày chứng nhận của Văn phòng Luật sư Tiểu bang.

Tất cả con dấu và chữ ký phải là bản gốc. Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ chỉ chấp nhận bản sao tài liệu có công chứng. Tuy nhiên, các giấy tờ như giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy chứng tử, giấy ly hôn, giấy tờ của tòa án. Hoặc các giấy tờ do liên bang cấp phải được chứng nhận là bản sao y bản chính bởi văn phòng luật sư tiểu bang vừa được Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ chấp nhận. Xin lưu ý rằng quy trình hoàn trả chi phí đi lại đã được sửa đổi.

Bước 2: Xin chứng nhận lãnh sự Mỹ

Quy trình cụ thể để nộp hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự Hoa Kỳ qua đường bưu điện:

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giấy tờ sau:

• Yêu cầu chứng thực lãnh sự mẫu form DS-4194, trong đó nêu rõ Việt Nam là nước sử dụng văn bản tại Mục 4.
• Các giấy tờ gốc yêu cầu chứng nhận lãnh sự đã được công chứng và chứng thực ở bước 1.
• Phí chứng nhận lãnh sự Hoa Kỳ là 20 USD mỗi bản sao
• 01 phong bì dán tem, nộp phí trả kết quả, có địa chỉ và số điện thoại người nhận nhận kết quả qua đường bưu điện

Tiếp theo, bạn gửi hồ sơ đến Văn phòng Công chứng thuộc Bộ Ngoại giao đến địa chỉ Office of Authentications, U.S. Department of State hoặc CA/PPT/S/TO/AUT hoặc 44132 Mercure Circle, P.O. Box 1206, Sterling, VA  20166-1206. Hiện tại, thời gian xử lý hồ sơ từ 5 đến 6 tuần kể từ ngày nhận được hồ sơ.

Nếu cần xin chứng nhận lãnh sự gấp?

Nếu bạn cần chứng nhận gấp, bạn có thể gọi số 202-485-8000 để đặt lịch hẹn. Tuy nhiên, bạn chỉ có thể đặt lịch hẹn khẩn cấp nếu có giấy tờ chứng minh ông bà/cha mẹ/người giám hộ hợp pháp/vợ chồng/con/anh chị em của bạn ở Việt Nam vừa qua đời. Hoặc hiện đang sống ở Việt Nam và bị bệnh nặng cần đến Việt Nam trong vòng 72 giờ (3 ngày làm việc). Hồ sơ giấy tờ này phải được chuẩn bị bằng tiếng Anh hoặc được dịch sang tiếng Anh bởi một dịch giả chuyên nghiệp.

Nếu xin chứng nhận lãnh sự gấp, bạn cần nộp các giấy tờ sau tại văn phòng công chứng:

• Các giấy tờ chứng minh cần xin chứng nhận khẩn cấp;
• Xác nhận book vé, đặt phòng trong vòng 48 giờ;
• Form DS-4194 yêu cầu chứng nhận lãnh sự có nêu rõ nước sử dụng giấy tờ tại Mục 4 là Việt Nam;
• Bản gốc hồ sơ cần xin chứng nhận lãnh sự đã được công chứng và chứng thực ở Bước 1 trên;
• Chi phí 20 USD trên một giấy tờ cần chứng nhận lãnh sự Mỹ.

Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Hoa Kỳ.

Ở bước này, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Tờ khai đề nghị hợp pháp hóa chứng nhận giấy tờ (Tải tại đây);
• Các giấy tờ cần mang về Việt Nam đã được công chứng, chứng thực và chứng nhận lãnh sự đầy đủ theo 2 bước trên;
• Nộp phí hợp pháp hóa lãnh sự bằng CASHIER’S CHECK, MONEY ORDER;
• Nếu bạn muốn nhận kết quả qua đường bưu điện. Thì cần chuẩn bị một phong bì ghi sẵn địa chỉ đã được trả bưu phí và ghi rõ địa chỉ của người nhận.

Sau đó, đương đơn nộp hồ sơ đăng ký trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến một trong các địa chỉ sau:

Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ uy tín

Hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ tưởng chừng phức tạp nhưng lại vô cùng đơn giản khi bạn tìm đến dịch vụ uy tín tại VietmyUS. Với hơn 16 năm kinh nghiệm, chuyên hỗ trợ nhiều thủ tục lãnh sự Mỹ hàng đầu. VietmyUS sẽ giúp bạn hoàn thành giấy tờ, thủ tục nhanh chóng. Với mức giá cạnh tranh, phù hợp với mọi nhu cầu của khách hàng.

Hãy liên hệ với Việt Mỹ US để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ nhanh nhất!

VIETMY.US – Chuyên Định Cư Mỹ – Quốc Tịch Mỹ
Hotline: HOA KỲ : +17622 51 51 51 (Zalo – Whatsapp – Facetime) 24/7

Hoặc để lại thông tin bên dưới, Vietmy.US sẽ liên hệ hỗ trợ quý khách tốt nhất.